domiciliation commerciale et d'entreprise

Un point important à connaître pour tout prestataire de domiciliation est le devoir de vigilance auprès de ses clients, qui consiste à identifier clairement la personne qui va bénéficier de cette domiciliation administrative. Cette vérification doit être effectuée avant de pouvoir s'engager contractuellement auprès d'un client, sous peine d'etre tenu responsable en cas de fraude.

Pour clarifier le cadre de cette vigilance, la DGCCRF a publié un document explicitant les domaines de compétence du domiciliateur afin d'éviter toute fraude, en général le blanchissement de capitaux.

Un certain nombre de documents doivent être remis par le demandeur auprès du prestataire, qui comprend un photo du client, ainsi que divers papiers originaux regroupant les directives de l'article de loi R561-5.

Point souvent négligé, cette vigilance doit être constante tout au long de la relation contractuelle entre l'entreprise de domiciliation et le bénéficiaire final, sous peine de sanctions.

=> Le document de la DGCCRF mis à jour (PDF) à télécharger

L'Union nationale centres communaux d'action sociale a récemment mis à disposition des créateurs d'entreprises un guide très complet pour établir sa propre domiciliation. L'intérêt de ce document de 70 pages téléchargeable est qu'il donne un certain nombre d'exemple assez éclairants sur la façon de s'établir, de maîtriser ses charges et de choisir la bonne formule et le contrat adéquat.

C'est donc une initative à saluer, car ce texte reste très pragmatique et permet de bien se rendre compte des enjeux et des potentielles difficultés d'une domiciliation d'entreprise. Un second pan de ce guide concerne tout ce qui est lois et législation, afin de connaître les règles du jeu et ainsi éviter une possible sanction. Bref, ce document (que vous pouvez télécharger à cette adresse) est sans doute le plus complet jamais publié gratuitement, et semble couvrer tous les cas de figure, même les cas très particuliers.

Autres informations: location bureaux pour investisseurs, auto-entrepreneurs et sociétés de services.

Le revers de la médaille en matière de domiciliation est évidemment la fraude à l'assurance chômage. Il est devenu tellement simple et rapide de créer sa propre société, que d'après certains rapports du gouvernement français, ce seraient des millions d'euros qui seraient soustraits des caisses d'assurance chômage chaque année. Le principe est simple: une fausse entreprise est créée à travers un service de domiciliation, puis des employés fictifs viennent réclamer leurs allocations... Un rapport parlementaire datant de 2006 souhaite renforcer les contrôles afin d'éviter ce type d'arnaques. D'un côté il y a une volonté d'aider à la création d'entreprises, de l'autre, des freins doivent être mis en place afin d'éviter de complètement discréditer le système, et par ricochet toutes les entreprises utilisant ces services de façon complètement légales. Ces problèmes, encore peu médiatisés, pourraient dans un avenir proche réapparaître et il suffirait d'un seul grand scandale pour qu'une véritable "crise de confiance" soit déclarée dans l'ensemble de la profession. C'est pourquoi de nombreux prestataires de domiciliation ont décidé de leur propre initiative de renforcer les contrôles afin d'éviter ce type de mésaventures.

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La domiciliation comporte assez peu de dangers même pour les non-initiés, contrairement à d'autres domaines plus complexes comme les assurances ou les crédits. En résumé, il faut faire preuve de bon sens:

1. Comparez les offres: il existe de nombreux fournisseurs de centres d'affaires, dans les grandes villes de France vous n'aurez aucun mal à en trouver par dizaines. Regardez les prix, les prestations mais aussi le quartier, la qualité de l'équipement de bureau. Il vaut la peine d'entrer dans les détails car au quotidien, le moindre problème administratif peut vite devenir un enfer
2. Renseignez vous sur l'entreprise que vous souhaitez choisir: quelles sociétés héberge-t-elle, et depuis combien de temps exerce-t-elle ce métier. Il vaut également la peine de regarder le panel de prestations offertes: domiciliation commerciale, location de bureaux équipés, portage de numéro de téléphone, etc.
3. Méfiez-vous des offres trop alléchantes: cela cache souvent de nombreux frais variables qui viendront gonfler votre facture mensuelle
4. Regardez attentivement les coûts demandés pour les appels téléphoniques, car chaque société de domiciliation semble appliquer un barème qui lui est propre.

En suivant ces quelques règles qui relèvent uniquement du bon sens et de la conscience professionnelle, la domiciliation ne devrait pas comporter de risque pour votre société.

L'avantage numéro un des sous-traitants en centres d'affaires et services de domiciliation, c'est qu'il n'y a pas de restriction légale pour avoir recours à leurs services. Mais au niveau financier, c'est bien sûr la flexibilité de ce type de location qui est intéressante: la délai pour résilier s'apparente à la résiliation d'un prestataire de services, alors que si on loue des locaux, il faut signer un bail ce qui lie l'entreprise à (très) long terme sur un marché parfois incertain. En conséquence, ce sont souvent les sociétés comprenant assez peu de fonds propres, ou peu connues, qui font appels aux prestataires de domiciliation, car elles ne peuvent se permettrent de gros investissement. Avec les centres d'affaires, elles peuvent facilement réagir à l'expansion ou à la diminution de leur marché. Toute entreprise bénéficie pour peu de frais d'une enseigne bien placée, dans des quartiers où l'investissement immobilier est souvent inaccessible.

Le revers de la médaille, c'est d'être "logé à la même enseigne" que de nombreuses autres sociétés, et d'avoir une "épaisseur" très fine en matière d'image, car le centre d'affaire et le service de domiciliation agit comme cela...une simple "enseigne" qu'une personne un tant soit peu curieuse pourra percer à jour. C'est pourquoi ce n'est pas toujours un choix judicieux en terme d'image pour des entreprises déjà bien implantées.

L'avantage majeur de la domiciliation est la maîtrise des coûts: au lieu de crer une antenne commerciale de A à Z, ce qui entraîne des frais logistiques lourds et parfois incertains, avoir recours à un prestataire externe est une solution plus économique avec des résultats comparable. Tout le "front office" de cette succursale est identique, et pour autant que vous ayez choisi une société fiable, la qualité des services et la maîtrise de l'image de votre entreprise restent intactes.

La domiciliation est donc la solution idéale pour toutes les sociétés de services n'ayant pas de logistique lourde et convient parfaitement à tout type d'activité informatique, administrative et publicitaire.

Retrouvez bientôt sur le blog de la domiciliation commerciale et d'entreprise, toutes les infos sur le petit monde de la location d'entreprise: quand louer, quel partenaire choisir, et comment bien gérer ses adresses postales - ces questions complexes sont très importantes lors de l'expansion d'une entreprise ayant recours à la domiciliation.